Cómo completar su formulario W-4

El IRS actualizó significativamente el formulario W-4 para que sea más fácil de completar y brindarle más control sobre sus retenciones. Aprende cómo completarlo.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiende a modificar sus formularios de impuestos ocasionalmente y lo hizo con el Formulario W-4 en el año fiscal 2020 para que sea más fácil de completar para los contribuyentes. Por ejemplo, ya no puede reclamar exenciones personales en el formulario ingresando una cantidad específica de asignaciones, como una asignación para usted o cero.

Con el Formulario W-4 actualizado, el IRS reemplazó muchas de sus complejas hojas de trabajo con preguntas. Y las respuestas que proporcione tienen como objetivo guiarlo para ingresar la mejor información para su situación personal. A continuación, repasaremos los cambios y cómo completar el W-4.

Conclusiones clave

• El IRS rediseñó el formulario W-4 para el año fiscal 2020 y en adelante. Tendrá que completar esta versión del formulario si comienza un nuevo trabajo o desea realizar cambios en su retención.

• El nuevo formulario es más sencillo de completar e incluye dos hojas de trabajo para ayudarle a que su retención sea lo más perfecta posible.

• Podría terminar reteniendo más dinero del necesario si tiene más de un empleo o si está casado y su cónyuge trabaja. Puede ajustar esto en su Formulario W-4.

• Es posible que desee enviar un nuevo formulario a su empleador si experimenta un cambio importante en su vida que podría afectar la cantidad de impuesto sobre la renta que probablemente deberá adeudar al final del año fiscal.

¿Qué es el formulario W-4?

El IRS proporciona un formulario W-4 que le permite a su empleador saber cuánto retener de su salario en cada período de pago según las tablas de retención proporcionadas por el IRS. La idea es lograr que la retención sea la adecuada para no deber una fortuna en impuestos al final del año ni recibir un reembolso inusualmente alto. Esto podría ocurrir porque se retuvo demasiado, por lo que el IRS retuvo el exceso durante todo el año y ahora le está devolviendo ese dinero sin intereses.

Quizás el cambio más significativo en el formulario es la eliminación de ciertas asignaciones por ingresos adicionales, deducciones y créditos fiscales, que anteriormente determinaban el monto de su retención. Sin embargo, debido a la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos de 2017, las exenciones personales se eliminaron del código tributario y las desgravaciones y exenciones fueron de la mano.

Nota

A pesar de los cambios, su empleador aún enviará el impuesto sobre la renta retenido al IRS en su nombre mediante un sistema de pago por uso para que no se quede a oscuras sobre los montos retenidos.

Muchos empleadores incluirán la información en sus recibos de pago y recibirá un formulario W-2 después del cierre del año fiscal, que le mostrará los totales para que pueda ingresar esta información en su declaración de impuestos.

Los 5 pasos para completar su W-4

El Formulario W-4 2024 incluye cinco pasos en la primera página, seguidos de una página de instrucciones y luego dos páginas de hojas de trabajo. Sólo es necesario completar los pasos uno y cinco. Los pasos del dos al cuatro están dedicados a información adicional que podría afectar el monto de su retención en determinadas situaciones.

Su retención se basará únicamente en la deducción estándar de su estado civil para efectos de la declaración y las tasas impositivas que se aplican a sus ingresos si no proporciona información adicional en los pasos dos al cuatro.

Paso 1: ingrese información personal

El primer paso es bastante sencillo. Aquí es donde ingresa su nombre, dirección y número de Seguro Social. La única parte complicada podría ser indicar su estado civil para efectos de la declaración. Necesitará algunos conocimientos sobre lo que implica cada uno y para qué califica. Tienes tres opciones aquí en 1(c):

• Soltero o casado y presentar declaración por separado

• Casado y presentando una declaración conjunta o viudo(a) calificado(a)

• Jefa de hogar

Nota

Debe estar soltero, tener al menos un dependiente y pagar más de la mitad de los gastos del hogar para calificar para el estatus ventajoso de cabeza de familia. Consulte con un profesional de impuestos si cree que podría calificar.

Paso 2: múltiples trabajos o trabajos del cónyuge

Solo necesita completar el paso dos si alguna de estas circunstancias se aplica a usted:

• Mantienes presionados dos o más trabajos

• Está casado, su cónyuge trabaja y tiene la intención de presentar una declaración de impuestos conjunta.

El IRS sugiere que utilice su estimador de retenciones proporcionado en línea para calcular el monto de retención más preciso en estas situaciones. O puede usar la hoja de trabajo de la página tres, pero el IRS dice que no debe hacer ambas cosas. El resultado de cualquiera de las opciones se traslada al paso cuatro.

Marque la casilla en 4(c) si aquí solo hay dos trabajos involucrados: usted trabaja en dos trabajos, o usted y su cónyuge trabajan en un trabajo cada uno. Esto le indica a su empleador que la retención habitual para su estado civil debe reducirse a la mitad y, por lo general, resulta en una retención casi exacta sólo si todos los trabajos pagan más o menos lo mismo.

Nota

Asegúrese de que la casilla 4(c) esté marcada en todos los formularios W-4 entregados a todos los demás empleadores.

Paso 3: Reclamar Dependientes

Aquí es donde le dice a su empleador cuántos dependientes mantiene. Más dependientes pueden significar menos retención si reclamará el crédito tributario por hijos o el crédito por otros dependientes en su declaración de impuestos.

Multiplique su número de dependientes calificados por el monto en dólares apropiado que se muestra en cada línea e ingrese el total para que su empleador pueda incluir esta información al calcular su retención. Puede omitir esta sección si no tiene dependientes.

Paso 4: Otros ajustes

Esta sección le permite a su empleador ajustarse a otras tres situaciones que podrían afectar el monto de su retención. Puede ingresar cifras en dólares en 4(a), 4(b) y/o 4(c) si desea que se le retenga más o menos de su salario en tres circunstancias.

El 4(a): Utilice 4(a) si desea que su empleador retenga más porque tiene otras fuentes de ingresos (no trabajos como empleado) de las cuales no se retienen impuestos. Piense en los ingresos por inversiones o en los beneficios de jubilación. Ingrese la cantidad de ingresos que recibe de estas fuentes.

El 4(b): Utilice 4(b) para alinear su retención para reflejar las deducciones fiscales distintas de la deducción estándar que pretende reclamar cuando presente su declaración de impuestos. Tal vez esté planeando detallar en su lugar, o sea elegible para reclamar deducciones por encima de la línea para cosas como intereses de préstamos estudiantiles o ciertas contribuciones de jubilación. En esta situación, debería retener menos dinero de su salario para cubrir estos gastos que le ahorrarán dinero en su ingreso sujeto a impuestos cuando prepare su declaración.

Nota

El IRS proporciona una hoja de trabajo de deducciones en la página tres para guiarlo. Úselo para calcular cuánto debe ingresar en 4(b) para obtener el resultado más preciso.

El 4(c): Puede pedirle a su empleador que retenga dinero extra en el 4(c) sin explicar por qué quiere hacerlo. Simplemente ingrese cuánto dinero adicional desea retener por período de pago. Es posible que desee hacer esto si gana dinero del lado que no está sujeto a retención, tal vez como contratista independiente, y preferiría que su empleador no tuviera acceso a esta información.

También puede reclamar una exención de retención total en esta sección si califica. Simplemente escriba EXENTO en el espacio vacío al final de esta sección que aparece debajo de 4(c). No se le considerará exento si ingresa la palabra en cualquier otro lugar del formulario.

Nota

Debe completar y enviar un nuevo Formulario W-4 antes del 15 de febrero de cada año para continuar reclamando una exención de retención. No se transfiere de un año al siguiente si no se da este paso.

Paso 5: Firme aquí

Esto marca tu paso final. Firme y feche el formulario donde se indica y envíelo a su empleador.

Cosas a considerar al completar su W-4

Varios otros factores pueden afectar el monto correcto de retención de su salario y querrá tenerlos en cuenta al completar su Formulario W-4. También se recomienda utilizar el estimador de retenciones del IRS para estas situaciones:

• No planea trabajar durante todo el año, o está ingresando a un nuevo trabajo hacia el final del año y no estaba empleado antes.

• Recibiste un reembolso de impuestos sorprendentemente alto el año pasado o le debías al IRS una cantidad considerable cuando presentaste tu declaración de impuestos. Ambos podrían indicar que su formulario W-4 actual no es correcto.

• No quieres que tu empleador sepa que estás trabajando en un trabajo paralelo. Sólo desea ingresar una retención adicional en 4(c) sin explicar por qué.

Retener o no retener

El formulario W-4 actual le brinda un gran control sobre cuántos impuestos se retienen de su salario. Es posible que se sienta tentado a aprovechar esto y reducir sus retenciones porque tiene grandes gastos mensuales y necesita hasta el último centavo. Piénselo detenidamente antes de tomar esta ruta.

En primer lugar, solo puede reclamar una exención total de la retención si no adeuda ningún impuesto federal el año pasado y tampoco espera deber nada en 2024. De lo contrario, es posible que le deba al IRS un pago de impuestos considerable después de que finalicen los años si afirma estar exento pero no cumple con estas reglas. Es posible que también deba una multa financiera.

Nota

Puede encontrar su obligación tributaria del año anterior en la línea 24 de su Formulario 1040 de 2023. Compare lo que espera ganar en 2024 con la deducción estándar por su estado civil para efectos de la declaración este año. No estás exento si tus ganancias serán mayores.

En segundo lugar, completar su Formulario W-4 de tal manera que minimice su retención puede presentar un gran problema a la hora de declarar impuestos. El IRS querrá todo ese dinero que no retuvo en una suma global cuando presente su declaración. No tener esos impuestos retenidos no significa que, en última instancia, no los deberás. Probablemente sea mucho menos doloroso pagar un poco de su factura de impuestos en cada período de pago mediante la retención.

Cuándo completar un nuevo formulario W-4

No es necesario que complete un nuevo W-4 simplemente porque el IRS rediseñó el formulario, al menos no si todavía está en el mismo trabajo. Su empleador seguirá usando su Formulario W-4 anterior a 2020 para calcular su retención en este caso. Pero es posible que quieras hacerlo en algunas situaciones:

• Experimenta un cambio importante en su vida, como casarse, tener un hijo, perder a un dependiente, volver a la escuela o comprar una casa.

• Acepta un trabajo adicional o un trabajo paralelo que podría justificar un ajuste de su retención en un nuevo Formulario W-4.

• Usted deja de trabajar en un trabajo adicional, o su cónyuge lo hace.

• Comienza a cobrar algún tipo de beneficio de jubilación además de su sueldo o salario.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Debo reclamar uno o cero en mi formulario W-4?

Ya no puede reclamar asignaciones como uno o cero en su W-4 desde que el IRS rediseñó el formulario. Sin embargo, puede reclamar una exención de retención si no adeuda impuestos sobre la renta el año pasado y no espera deber nada en el año en curso. Sin embargo, tenga cuidado: podría deberle una factura de impuestos muy considerable al IRS cuando presente su declaración si no cumple con estas reglas de calificación, y también se le pueden cobrar multas.

¿Ser estudiante afecta mi formulario W-4?

El simple hecho de ser estudiante no lo exime de impuestos, aunque puede estar exento de retención si sus ingresos son insignificantes o nulos. Y completar un W-4 y entregárselo a su empleador podría generar algunos créditos y deducciones fiscales interesantes. Puede contabilizarlos y ajustar su retención en consecuencia.

¿Ser estudiante afecta mi formulario W-4?

El simple hecho de ser estudiante no lo exime de impuestos, aunque puede estar exento de retención si sus ingresos son insignificantes o nulos. Y completar un W-4 y entregárselo a su empleador podría generar algunos créditos y deducciones fiscales interesantes. Puede contabilizarlos y ajustar su retención en consecuencia.

¿Dónde consigo un formulario W-4?

Su empleador le entregará un formulario W-4 para que lo complete cuando comience un nuevo trabajo. Simplemente puede solicitar uno si desea realizar cambios en el que ya tiene archivado en la empresa.