¿Cuándo debo pagar a los empleados por el tiempo de viaje

Los viajes de los empleados deben ser pagados por los empleadores, pero existen excepciones para los desplazamientos diarios, los viajes incidentales y los viajes fuera de casa.

En general, su empresa debe pagar a los empleados por el tiempo que pasan viajando por actividades relacionadas con el trabajo. No es necesario pagarles a los empleados por viajes que sean incidentales a sus deberes y al tiempo dedicado a los desplazamientos (viajando entre el hogar y el trabajo). El tiempo de viaje puede incluir tanto viajes locales como viajes fuera de casa.

Viaje versus tiempo de viaje

Los desplazamientos son ida y vuelta al trabajo. Todos (al menos todos los que no trabajan desde casa) viajan diariamente a su trabajo. El tiempo de viaje es tiempo personal, no tiempo de negocios. El IRS no permite que las empresas deduzcan el tiempo de viaje como gasto comercial, y los empleados no deben recibir pago por el tiempo de viaje.

El Departamento de Trabajo (DOL) analiza los empleados que conducen vehículos proporcionados por el empleador. El DOL considera que el tiempo que un empleado pasa en un vehículo proporcionado por el empleador en viajes del hogar al trabajo, o en actividades realizadas por un empleado que son incidentales al uso del vehículo para desplazarse, generalmente no son "horas trabajadas" y , por lo tanto, no tiene que pagarse.

Nota

Esta es una posible regla general: si su empresa autoriza el viaje de un empleado, no importa cómo viaje (automóvil, tren, autobús, etc.), usted debe pagar el tiempo de viaje del empleado.

El tiempo de viaje para empleados por horas y asalariados puede contarse de manera diferente. El pago a los empleados por el tiempo de viaje local solo se aplica a los empleados no exentos (por hora), no a los empleados exentos (profesionales o gerenciales). A los empleados exentos se les paga por su experiencia por trabajo, no por hora.

Diferentes tipos de tiempo de viaje

Viaje del hogar al trabajo: como se explicó anteriormente, este es el tiempo de viaje, no el tiempo de trabajo, y no se paga.

Viaje en asignación especial de un día en otra ciudad: el DOL dice que "el tiempo dedicado a viajar hacia y regresar de la otra ciudad es tiempo de trabajo", pero señala que se puede deducir el tiempo que el empleado dedicaría a viajar.

Nota

Sara trabaja en una oficina de tu empresa, pero la envías a otra ciudad con una misión especial. Ella sale de su casa, va a la ciudad y regresa a casa el mismo día. Pasa 3 horas viajando (1 hora y media en cada sentido) desde su casa a la otra ciudad. Normalmente, ella pasaría 30 minutos en total conduciendo desde su casa al trabajo y de regreso, por lo que podrías deducir los 30 minutos y pagarle por 2 1/2 horas de tiempo de viaje.

Los viajes son parte del trabajo normal del empleado: el tiempo que un empleado pasa viajando es parte del trabajo. Debes contar este tiempo como tiempo de trabajo. El tiempo que el empleado pasa yendo al primer lugar de trabajo y a casa desde el último lugar de trabajo es tiempo de viaje y no se paga.

Nota

Una LPN (enfermera profesional autorizada) trabaja para un centro de enfermería y viaja entre las dos ubicaciones de este centro, brindando atención a los pacientes en ambas ubicaciones. Su tiempo de viaje diario entre estos lugares debe incluirse en su salario porque no viaja. Pero no puede contar el tiempo que pasa conduciendo desde su casa hasta el primer lugar ni el tiempo que pasa de regreso a casa desde el último lugar.

Viaje fuera de casa: si el viaje incluye pasar la noche, es tiempo de viaje. El DOL no incluye viajes fuera de casa fuera del horario habitual como pasajero en un avión, tren, barco, autobús o automóvil como tiempo de trabajo. Pero deberá contabilizar las horas trabajadas en días laborables habituales y las horas trabajadas en días no laborables (fines de semana y festivos).

Nota

Si un empleado viaja de Cleveland a Pittsburgh para un seminario de dos días bajo la dirección de su empresa, deberá pagar las horas que el empleado habría trabajado en un día laboral normal para cada uno de esos días, incluso si fueran sábado o domingo. .

Viajes incidentales versus viajes de trabajo: ¿pagados o no pagados?

• Un empleado conduce al trabajo desde su casa todos los días. Le pides que se detenga en el camino y recoja panecillos para la reunión del personal. Este tiempo de conducción no se paga. El tiempo que se tarda en desplazarse al trabajo nunca es tiempo remunerado; el tiempo para detenerse a comer bagels es "incidental" al desplazamiento y no forma parte del trabajo del empleado.

• Le pide a un empleado que conduzca hasta una tienda durante el horario laboral para comprar bagels para la reunión de la oficina. Si el empleado realiza este viaje durante el horario laboral normal, se le deberá pagar.

Además, es posible que desee ponerse en contacto con un abogado laboralista para analizar estos temas.

Pagar los gastos de viaje

Además de pagar a los empleados por el tiempo de viaje, usted debe pagar sus gastos de viaje. El Departamento de Trabajo no exige el reembolso de los gastos de viaje, pero tiene sentido pagar a los empleados si les exige que viajen. Su empresa puede deducir los gastos de viaje de los empleados como gasto comercial. Si los empleados combinan viajes de negocios y personales, es necesario separar la parte relacionada con el negocio y pagar solo estos gastos.

Regulaciones estatales sobre el pago de viajes de empleados

Consulte con el departamento de trabajo de su estado para ver si existe alguna regla que pueda anular las reglas federales. Comuníquese con la oficina local más cercana del Departamento de Trabajo de EE. UU. para obtener información sobre casos específicos de tiempo de viaje que afectan su negocio.