Documentos que puede utilizar para verificar la elegibilidad I-9

Conozca qué documentos son aceptables para verificar la identidad de los nuevos empleados y la elegibilidad laboral y cómo los empleados deben evaluar estos documentos.

Las empresas deben asegurarse de que todos los nuevos empleados sean elegibles para trabajar en los EE. UU. Los nuevos empleados deben verificar tanto su identidad como su autorización de empleo. Este proceso de verificación incluye el Formulario I-9

Para completar el formulario, el empleado le muestra documentos de identidad y elegibilidad laboral. Usted, como empleador, revisa los documentos y da fe de que son aceptables.

Pasos para completar el Formulario I-9

El proceso para completar el Formulario I-9 consta de dos pasos:

• Paso 1: El empleado completa la Sección 1, dando fe (confirmando con evidencia) los documentos presentados.

• Paso 2: En la Sección 2, el empleador verifica los documentos

Este proceso de presentación y examen de documentos debe realizarse inmediatamente después de la contratación. La Sección 1 debe realizarse a más tardar el primer día de trabajo del empleado, y el examen de la Sección 2 debe realizarse dentro de los tres días posteriores al primer día de trabajo del empleado.

Criterios de documentos aceptables

El Servicio de Inmigración y Aduanas de EE. UU. (USCIS) enumera los documentos que son aceptables como verificación de identidad y autorización de trabajo.

Los documentos aceptables deben establecer tanto (1) la identidad del individuo como (2) la autorización de empleo. Hay tres listas de documentos.

• Los documentos de la Lista A son aceptables para identificar al trabajador y también para establecer la autorización de trabajo.

• Los documentos de la Lista B son aceptables para identificar al trabajador, y

• Los documentos de la Lista C se utilizan para establecer la autorización de trabajo.

Puede aceptar un documento de la Lista A porque estos documentos son aceptables para establecer tanto la identidad como la autorización de trabajo. Si el solicitante no tiene un documento en la Lista A, debe entregarle un documento de la Lista B y un documento de la Lista C.

El formulario I-9 no requiere que el empleado proporcione un número de seguro social y no requiere una fotografía en los documentos de identidad (Lista B).

Nota

La siguiente lista es general y no incluye detalles sobre los requisitos de los documentos. Consulte esta lista de documentos aceptables para ver imágenes de documentos y más detalles sobre los requisitos, o consulte las Instrucciones para el Formulario I-9.

Listar documentos

Documentos que establecen tanto la identidad como la elegibilidad (no se necesita ningún documento adicional):

• Pasaporte estadounidense o tarjeta de pasaporte estadounidense

• Tarjeta de residente permanente o tarjeta de recibo de registro de extranjero (una "tarjeta verde") (formulario I-551)

• Pasaporte extranjero con Formulario I-94 o Formulario I-94A con Registro de Llegada/Salida, y que contenga un endoso para trabajar.

• Un pasaporte extranjero que contenga un sello del Formulario I-551 o una notación impresa del Formulario I-551

• Tarjeta de residente permanente previa con firma

• Tarjeta de residente permanente con anotación "Exención de firma"

• Tarjeta de Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766). El USCIS comenzó a emitir la tarjeta actual el 1 de mayo de 2017. Es posible que algunas tarjetas emitidas después del 1 de mayo de 2017 aún muestren un formato anterior. Ambos formatos seguirán siendo válidos hasta la fecha de vencimiento que figura en la tarjeta.

• En el caso de un extranjero no inmigrante autorizado a trabajar para un empleador específico relacionado con su estatus, un pasaporte extranjero con el Formulario I-94 o el Formulario I-94A con el mismo nombre que el pasaporte y que contenga un respaldo del estatus de no inmigrante del extranjero, siempre y cuando ya que el período de respaldo aún no ha expirado y el empleo propuesto no está en conflicto con ninguna restricción o limitación identificada en el formulario

• Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia (FSM) o la República de las Islas Marshall (RMI) con el Formulario I-94 o I-94A.

Documentos de la Lista B

Documentos que establecen la identidad (deben usarse con un documento de la Lista C):

• Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado de los EE. UU. o una posesión periférica de los EE. UU., siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.

• Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.

• Identificación escolar con fotografía.

• Tarjeta de registro de elector

• Tarjeta militar de EE. UU. o registro de servicio militar obligatorio

• Tarjeta de identificación de dependiente militar

• Tarjeta de Marina Mercante de la Guardia Costera de EE. UU.

• Documento tribal nativo americano

• Licencia de conducir emitida por una autoridad del gobierno canadiense.

• Para personas menores de 18 años que no pueden presentar uno de los documentos mencionados anteriormente: un registro escolar o boleta de calificaciones; registro clínico, médico u hospitalario; Registro de guardería o escuela infantil.

Lista C Documentos

Documentos que establecen la autorización de empleo (deben usarse con un documento de la Lista B):

• Tarjeta de Número de Cuenta de Seguro Social que no tiene restricciones. La tarjeta no es aceptable si tiene un texto restrictivo: "NO VÁLIDA PARA EMPLEO", "VÁLIDA PARA TRABAJO SÓLO CON AUTORIZACIÓN DEL INS" o "VÁLIDA SÓLO CON AUTORIZACIÓN DEL DHS".

• Informe Consular de Nacimiento en el Extranjero emitido por el Departamento de Estado (formulario FS-240)

• Certificación de Nacimiento en el Extranjero emitida por el Departamento de Estado de los EE. UU. (FORMULARIO FS-545

• Certificación de Informe de Nacimiento emitido por el Departamento de Estado (formulario DS-1350)

• Original o copia certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o territorio de los EE. UU. que lleve un sello oficial.

• Documento tribal nativo americano

• Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense (formulario I-197)

• Tarjeta de identificación para uso de ciudadano residente en los EE. UU. (Formulario I-179)

Qué comprobar al examinar los documentos

• Asegúrese de que el estado del solicitante que figura en la Sección I coincida con los documentos de identificación.

• Todos los documentos deben ser originales, no copias. No se aceptan copias de documentos. Si no está seguro de si un documento es original, busque una marca de agua o un sello.

• Puede hacer copias de los documentos, pero debe devolver el documento original al empleado.

• Debe guardar los documentos en un lugar seguro para proteger la privacidad de los empleados y debe hacer copias de los documentos para todos los empleados, no solo para algunos.

• Es posible que no requiera ciertos documentos ni exprese una preferencia por ciertos documentos. Todos los documentos de cada lista son igualmente aceptables.

• Asegúrese de ingresar toda la información requerida para cada documento en el formulario I-9, incluso si conserva copias de los documentos.

Nota

No es necesario enviar el formulario I-9 ni los documentos a USCIS. Mantenga todo en los registros de sus empleados, para que la información esté disponible en caso de una auditoría o inspección.

Cómo obtener formularios I-9

Antes de contratar a su primer empleado, asegúrese de tener a mano un suministro de formularios I-9. Puede utilizar varias versiones del formulario:

• El USCIS tiene una opción en línea que le permite completar el formulario I-9 desde una computadora.

• Puede utilizar una versión impresa del formulario I-9. Esta versión no se puede completar y debe imprimirse.

• Es posible que pueda encontrar una versión impresa del formulario I-9 en una tienda de artículos de oficina.