Equipo de oficina esencial

Ya sea que esté abasteciendo un escritorio profesional o instalando una oficina en casa, aquí tiene todo el equipo de oficina que necesitará para asegurarse de estar siempre preparado.

Si está instalando una oficina profesional o asegurándose de que su oficina en casa esté completamente equipada, necesitará equipo de oficina básico, como teléfonos, computadoras y equipos de red.

Además, considere invertir en muebles ergonómicos de alta calidad para promover la comodidad y la productividad, y no olvide abastecerse de suministros de oficina como papel, bolígrafos y sistemas de archivo para mantener su espacio de trabajo organizado.

Asegúrese de tener todos los elementos esenciales que necesita con esta práctica lista de verificación.

Conclusiones clave

• Si tiene una oficina en casa, probablemente necesitará al menos una computadora portátil, un teléfono inteligente y acceso a Internet para realizar negocios.

• Si tiene una oficina profesional, deberá asegurarse de tener también impresoras, trituradoras y muebles de oficina para poder trabajar de manera eficiente.

• Equipos de correo, archivadores, fotocopiadoras y equipos de red completan la lista de equipos esenciales de una oficina.

Computadoras

La información es el alma de cualquier organización exitosa. La clave para aprovechar la información a su favor es comprar e implementar las computadoras y el software adecuados para su negocio.

También querrá explorar sistemas para realizar copias de seguridad de los datos de su empresa. Hay muchos servicios en línea disponibles ahora que le evitarán tener que invertir en equipos de respaldo in situ seguros y confiables para su oficina.

Nota

Los activos comerciales se pueden clasificar ampliamente en tres grupos: propiedad tangible, intangible y intelectual. Los activos analizados en este artículo entran en la categoría tangible.

portátiles

Las computadoras portátiles le brindan movilidad adicional, con la capacidad de llevar su trabajo a reuniones, presentaciones, conferencias y cualquier otro lugar al que necesite viajar. Los avances en almacenamiento, visualización y potencia informática significan que las computadoras portátiles son lo suficientemente robustas como para servir como computadora principal para todos los trabajos, excepto los que requieren más memoria.

Monitoras

Los monitores de computadora se pueden conectar a computadoras de escritorio o portátiles como pantalla principal o secundaria, lo que facilita el trabajo. Los monitores más grandes también facilitan compartir la pantalla con otras personas en la sala, como durante presentaciones o reuniones.

Teléfonos

Un medio común para comunicarse con clientes y proveedores será el teléfono. Comprender qué servicios, funciones y opciones están disponibles con su teléfono empresarial le ayudará a comprar el sistema telefónico del tamaño adecuado al precio adecuado para su empresa.

Teléfonos inteligentes

Un teléfono inteligente le permite acceder a su correo electrónico del trabajo y realizar llamadas telefónicas desde cualquier lugar. También puede ayudarle a mantenerse organizado y puntual. Una variedad aparentemente infinita de aplicaciones para teléfonos inteligentes para empresas le permite trabajar de manera eficiente e inteligente.

Teléfonos fijos

Los teléfonos fijos serán especialmente útiles para empresas más grandes con varios empleados que necesitan hablar con los clientes y entre sí durante todo el día. Es fácil enrutar llamadas telefónicas a la persona adecuada cuando su empresa utiliza un sistema de telefonía fija.

Internet

Si la información es el alma del negocio, entonces las redes informáticas son las venas y arterias que canalizan esa información a través de Internet a través de todas las partes de su negocio.

Para que su empresa acceda a Internet, necesitará cables Ethernet y un enrutador. También necesitarás un módem para conectar tu red al mundo exterior y, con ese módem, necesitarás el servicio de Internet de un proveedor.

Software

Las computadoras no pueden ayudarlo sin un software que las ejecute. Los tipos específicos de software que necesitará dependerán del tipo de negocio que esté ejecutando, pero casi todas las empresas necesitarán acceso a software de procesamiento de textos y hojas de cálculo.

Software de seguridad

Otra pieza de software fundamental es el software de seguridad, que es lo que protege sus computadoras y redes contra spam, piratas informáticos y malware. Los ataques cibernéticos le cuestan a la economía estadounidense miles de millones cada año, por lo que la protección mediante firewall, el software antivirus y el software de autenticación son imprescindibles cuando se trata de información confidencial.

Sistemas operativos

¿Windows o MacOS? El hardware de su empresa funcionará mejor si todo funciona con el mismo sistema operativo básico.

Impresora

La información se organiza, manipula y mueve electrónicamente, pero la gente todavía ama y depende del papel. Si es electrónico, queremos imprimirlo. Si está impreso, queremos escanearlo. Comprar una máquina para hacerlo todo, como una impresora todo en uno, puede ahorrarle tiempo y dinero.

Desfibradora

Tan rápido como generamos papel debemos destruirlo. Su empresa es responsable de la información que posee, ya sea información personal de sus empleados, una lista de clientes, materiales confidenciales de un cliente o una nota confidencial. Una trituradora de papel le permite destruir de forma segura material sensible antes de que algo salga mal.

Nota

La información de la que usted es responsable y que llega a las manos equivocadas puede ser devastadora para su empresa y sus clientes.

Equipo de correo

Documentos, muestras de productos, catálogos y estados de cuenta son solo algunos ejemplos de artículos que pueden enviarse fuera de su empresa. El equipo de envío adecuado, como básculas y software de envío, puede ahorrarle a su empresa tiempo y dinero valiosos.

Muebles

Por supuesto, debe tener escritorios y mesas para que descanse su equipo de oficina y sillas para que usted y sus empleados descansen también. Además, considere opciones ergonómicas para mayor comodidad y flexibilidad. Otros muebles de oficina importantes incluyen estanterías, archivadores y sistemas de almacenamiento.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué equipo se utiliza en una oficina?

La mayoría de las oficinas que funcionan sin problemas utilizan equipos como computadoras, teléfonos, impresoras, trituradoras y muebles para realizar el trabajo de manera eficiente. La mayoría de las oficinas también necesitarán equipo de correo, acceso a Internet y software.

¿Cuáles son ejemplos de equipos?

Un ejemplo común de equipo de oficina es la configuración de una computadora de escritorio, que consta de una torre de computadora, un monitor, un teclado y un mouse. Es probable que la computadora tenga instalados varios programas comerciales importantes, como Microsoft Word y Excel, y probablemente esté conectada a Internet a través de un cable Ethernet o un punto de acceso WiFi. Otros ejemplos de equipos de oficina incluyen impresoras y fotocopiadoras, máquinas postales, teléfonos y mobiliario de oficina.