Lo que necesita saber antes de firmar un formulario de impuestos W-9

Si acaba de ser contratado como contratista independiente, asegúrese de tener claros los términos de su empleo antes de firmar un formulario de impuestos W-9.

Si trabaja por cuenta propia y recibe más de $600 en un año de un individuo o empresa, el pagador debe proporcionarle un Formulario 1099-NEC para verificar sus ingresos ante el IRS. Antes de que su cliente pueda preparar su Formulario 1099, debe proporcionarle un número de identificación de contribuyente válido. El formulario utilizado para recopilar información es el formulario W-9.

Conclusiones clave

• El formulario W-9 normalmente lo completan personas que trabajan por cuenta propia

• Tenga cuidado al proporcionar información personal como su número de Seguro Social, EIN y dirección.

• Si no está seguro de si es un empleado o un contratista independiente, hable con su empleador y revise las pautas del IRS.

¿Qué es el formulario W-9?

El formulario W-9 es un documento tributario que deben firmar contratistas independientes para proporcionar un número de identificación de contribuyente (número de seguro social o identificación de empleador). Si el empleador no tiene una identificación de contribuyente, o si la identificación de contribuyente es incorrecta, al contratista independiente se le deben retener los impuestos federales sobre la renta, lo que se conoce como "retención de respaldo".

El formulario W-9 es un documento fiscal estándar que se utiliza a menudo en transacciones comerciales y financieras. Entonces, por sí solo, un W-9 no plantea muchos problemas. Aún así, hay algunas cosas a tener en cuenta.

Nota

Debido a que el Formulario W-9 solicita su nombre, dirección y número de identificación de empleador de la empresa o del Seguro Social, debe tener cuidado al proporcionar esa información. Asegúrese de saber quién le pide que complete el formulario y cómo se utilizará su información fiscal.

Proporcione la información de su empresa

El formulario W-9 requiere que incluya información sobre su tipo de negocio.

El IRS ha simplificado un poco el formulario W-9. Para completar el nuevo W-9, siga estos pasos:

• Asegúrese de ingresar su identificación de contribuyente correctamente y de ingresar la identificación de contribuyente correcta. El objetivo principal del formulario es verificar esta información. Las preguntas pueden surgir cuando su empresa es una LLC. Una LLC de un solo miembro presenta declaraciones de impuestos federales sobre la renta como propietario único y una LLC de varios miembros las presenta como sociedad.

• Se le preguntará si está sujeto a una retención adicional. La mayoría de las personas no lo son, pero si tiene preguntas, debe obtener información sobre la retención adicional.

• Se le preguntará si está sujeto a declarar activos extranjeros (llamado informe FATCA). A menos que tenga activos en un país extranjero, esta sección no se aplicará en su caso.

FATCA

FATCA es la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras que exige que las instituciones financieras extranjeras y otras entidades extranjeras no financieras informen sobre los activos extranjeros en poder de titulares de cuentas estadounidenses. En el Formulario W-9, es posible que algunas personas deban declarar ingresos extranjeros a través del proceso FATCA. La mayoría de las personas y empresas están exentas de este requisito de presentación de informes. La sección de certificación incluye una declaración de que está exento de este requisito. Si no está exento, deberá proporcionar información adicional.

Retención de respaldo

La retención adicional se requiere por diversas razones. El motivo más común para la retención adicional es si el firmante del W-9 no tiene un número de identificación de contribuyente válido o si falta el número. Si presenta un W-9 sin una identificación de contribuyente válida, o si su identificación fiscal no es válida, su empleador deberá retener impuestos federales sobre la renta de sus pagos a una tasa fija del 24%.

Proteja su información

El W-9 contiene información confidencial que debe mantenerse privada y segura. No envíe su W-9 completo como un archivo adjunto de correo electrónico no seguro o sin cifrar. En su lugar, utilice métodos seguros de transmisión, como entrega en mano, correo postal o archivos adjuntos cifrados en un correo electrónico a la persona que lo solicitó.

Recibir una W-9 cuando esperaba una W-4

Si está comenzando un nuevo trabajo y su nuevo empleador le entrega un W-9 para que lo complete, pregunte si su nuevo trabajo es como contratista independiente o como empleado. Los empleados completan el formulario W-4 para establecer su nivel de retención de impuestos.

A las personas que trabajan por cuenta propia (contratistas independientes) no se les retienen impuestos sobre la renta ni impuestos de Seguro Social/Medicare. Usted y su empleador pueden discutir el tema de su estatus, pero es el IRS quien en última instancia decide si un trabajador es un empleado o un contratista independiente (trabajador por cuenta propia).

Preguntas frecuentes

¿Tengo que pagar impuestos si completo un W-9?

Sí, tendrás que pagar impuestos si completas un formulario W-9. Sin embargo, el IRS y su empleador generalmente no retendrán impuestos de las ganancias del formulario W-9. Eso significa que deberá planificar con anticipación su factura de impuestos para no llevarse una sorpresa en abril.

¿Por qué me piden que firme un W-9?

Si trabaja por cuenta propia, es posible que se le solicite que complete un formulario W-9. Deberá proporcionar su nombre, dirección y número de identificación del contribuyente. En general, sólo necesitarás firmar un formulario W-9 si trabajas por cuenta propia. Es posible que también deba firmar un formulario W-9 si recibe otros tipos de pagos que deben informarse al IRS.