¿Qué es el formulario W-8BEN para contratistas canadienses

Completar el formulario W-8BEN para contratistas independientes canadienses en los EE. UU. le permite reclamar una cantidad reducida de retención de impuestos sobre la renta.

Conclusiones clave

• El formulario W-8BEN es un formulario de impuestos que los no residentes estadounidenses deben completar cuando obtienen ingresos de fuentes estadounidenses. Determina la retención de impuestos requerida.

• Los contratistas independientes canadienses que obtienen ingresos de fuentes estadounidenses deben completar el formulario, pero pueden usarlo para reclamar una exención de retención debido a acuerdos de impuestos sobre la renta vigentes entre los EE. UU. y Canadá.

• La presentación del formulario W-8BEN evitará que los contratistas canadienses paguen impuestos dos veces, una por parte del gobierno canadiense y otra por parte del gobierno de Estados Unidos.

Cómo funciona el formulario W-8BEN

Cualquier empresa o empresa estadounidense requerirá su nombre, dirección y números de identificación fiscal para facilitarle los pagos y cualquier retención de impuestos que pueda exigir el gobierno de los EE. UU. si no es residente de los EE. UU. Esta información se obtiene cuando completa y envíe el formulario W-8BEN.

Pero esto funciona de manera un poco diferente para los contratistas independientes canadienses. La Convención sobre el Impuesto sobre la Renta entre Estados Unidos y Canadá resultó en un tratado entre los países que se firmó en septiembre de 1980. El Senado de los Estados Unidos recomendó que el tratado fuera ratificado en junio de 1984 después de numerosos ajustes y cambios.

El tratado fiscal entró en vigor en enero de 1985. Evita que los canadienses tengan que pagar al gobierno de los EE. UU. un impuesto sobre los ingresos obtenidos en los EE. UU. además de los impuestos que se pagan a la Agencia Tributaria de Canadá por los mismos ingresos. Los protocolos se modificaron ligeramente en 1997, 1995 y 2007.

Ejemplo de formulario W-8BEN

Las empresas estadounidenses generalmente retienen impuestos sobre la renta sobre los ingresos pagados a personas extranjeras que trabajan para ellas. Esta tasa impositiva sería de un 30% fijo. Pero el formulario W-8BEN también permite a las personas de países con los que Estados Unidos tiene acuerdos reclamar exenciones o tasas de retención especiales.

Los contratistas independientes canadienses pueden reclamar esta exención de retención. Puede evitar que los ingresos de su negocio se graven dos veces tanto en los EE. UU. como en Canadá, pero debe cumplir con las reglas de residencia y lugar fijo de negocios. El artículo VII del tratado fiscal establece que las ganancias comerciales obtenidas en los EE. UU. por residentes canadienses se gravan en los EE. UU. sólo en la medida en que las ganancias estén relacionadas con un establecimiento permanente en los Estados Unidos.

¿Quién utiliza el formulario W-8BEN?

Cualquier contratista extranjero que reciba pagos como intereses, dividendos, regalías, compensación por servicios u otras formas de ingresos debe presentar el Formulario W-8BEN a la persona o entidad que proporciona los ingresos. Luego, esa persona o entidad debe retener y declarar impuestos sobre la renta de esos pagos, a menos que el contratista pueda demostrar que están exentos, como es el caso de los canadienses.

Aún debe presentar un formulario W-8BEN debidamente completado a la parte o empresa que le proporciona los ingresos si es un contratista canadiense que obtiene ingresos de una fuente estadounidense. El formulario incluye una declaración de que incluirá estos ingresos estadounidenses en su declaración de impuestos canadiense.

Nota

La retención es un pago anticipado de impuestos que se deduce del cheque de pago de un empleado o un pago realizado a un contratista extranjero sujeto a retención.

Su formulario W-8BEN permanecerá vigente hasta el último día del tercer año calendario después de que lo firme, a menos que sus circunstancias cambien significativamente. El formulario permanecería vigente hasta el 31 de diciembre de 2026, si lo firmó el 1 de diciembre de 2023, a menos que algo cambiara en su estado para invalidarlo antes.

Determinar su residencia canadiense

Su capacidad para reclamar una exención depende de su capacidad para reclamar la residencia y su obligación como contribuyente canadiense. Esto depende de algunos factores que se centran en dónde vive y dónde opera su negocio.

Las reglas de residencia

Se le considera residente del país en el que tiene una "vivienda permanente". Se le trata como residente de Canadá si su hogar permanente está allí.

El Artículo IV aclara su estado de residencia mediante una regla de desempate si es un contribuyente con doble residencia tanto en Canadá como en los EE. UU. Los siguientes criterios deciden su residencia:

• Donde tienes un hogar permanente

• Dónde tiene relaciones personales y económicas más estrechas (conocido como "centro de intereses vitales") si tiene un hogar permanente en ambos lugares

• Dónde vive habitualmente si no se puede determinar su centro de intereses vitales

• Donde eres ciudadana si vives en ambos países

• Cuando EE. UU. y Canadá acuerdan mutuamente que usted es residente si es ciudadano de ambos países o de ninguno de ellos.

Se ubica el gobierno si usted es empleado de un gobierno estatal, local o federal.

Localización de su lugar fijo de negocios

Es posible que tenga una o más ubicaciones comerciales si es un contratista independiente o propietario de un negocio.

Trabajar a través de o con empresas estadounidenses no establece a los EE. UU. como su lugar fijo de negocios. Su lugar fijo de negocios es un establecimiento permanente donde se realiza total o parcialmente su negocio, tal como:

• Lugar de gestión

• Oficina o sucursal

• Fábrica o taller

• Ubicación de extracción de recursos naturales, como una mina, un pozo de petróleo, un pozo de gas o una cantera.

• Edificio o sitio de construcción, pero solo si la construcción dura más de 12 meses

• Plataforma de perforación o barco si se utiliza más de tres meses en un período de 12 meses

Nota

Tiene dos lugares fijos de negocios si tiene dos oficinas, una en Canadá y otra en los EE. UU. Debe tratar cada oficina de manera diferente a efectos del impuesto sobre la renta.

La ubicación de sus lugares fijos de negocios afecta dónde se le considera residente y dónde debe pagar impuestos. Se le trata como un contratista canadiense que hace negocios con empresas estadounidenses si su lugar fijo de negocios está en Canadá.

Dónde obtener el formulario W-8BEN

Puede obtener una copia del formulario W-8BEN en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS) o solicitar una a la empresa o persona con la que está haciendo negocios. Simplemente complételo y devuélvalo cuando tenga una copia. No lo envíe al IRS.

Cómo completar y leer el formulario W-8BEN

El formulario W-8BEN es relativamente sencillo de completar, pero prepárese con la siguiente información:

• Línea 1: Proporcione su nombre o el nombre de su empresa.

• Línea 2: Proporcione su país de ciudadanía.

• Línea 3: Ingrese su dirección de residencia permanente.

• Línea 5: Ingrese su número de identificación fiscal de EE. UU.

• Línea 6: Ingrese su número de identificación fiscal extranjera.

• Línea 7: Proporcione su número de seguro social canadiense o su número de identificación fiscal corporativa canadiense.

• Líneas 9 y 10: Especifique las reglas del tratado tributario que se aplican a usted. Marque la casilla correspondiente si opera bajo un nombre comercial.

Consulte a un contador fiscal con experiencia en declaraciones de impuestos de no residentes sobre cualquier formulario de impuestos que deba completar para realizar negocios, ya sea para trabajar para una empresa estadounidense o para reclamar la retención de impuestos estadounidenses.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué pasa si estoy exento de retención pero los impuestos se retienen de todos modos?

Puede recuperar dinero si sus clientes estadounidenses retienen por error parte de sus ingresos. Presente una declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para no residentes, formulario 1040-NR, junto con el formulario 8833 del IRS para revelar su posición según el Tratado Fiscal entre EE. UU. y Canadá.

¿Qué pasa si presto servicios para una empresa estadounidense pero realizo el trabajo en Canadá?

No se requiere un formulario 1099-NEC para servicios de contratista independiente y/o retención de impuestos si realiza el trabajo en su totalidad fuera de los EE. UU. Pero "completamente" es la palabra clave aquí. El IRS se involucra y el formulario W-8BEN se vuelve necesario si realiza alguno de los trabajos en suelo estadounidense.