Qué hacer si recibe un formulario W-2 incorrecto

Aquí hay una guía sobre qué hacer si su W-2 es incorrecto y reporta información inexacta, incluso si su empleador ha quebrado o ha cerrado su negocio.

Sucede con más frecuencia de lo que cree: recibe su W-2 y se prepara para hacer sus impuestos y luego se da cuenta de que los salarios declarados allí parecen estar incorrectos. Usted vuelve a verificar sus propios registros y se da cuenta de que la información es incorrecta. Tiene que arreglar la situación y tiene que hacerlo rápidamente porque el tiempo se acerca a la fecha límite para la presentación de impuestos.

Afortunadamente, tienes algunas opciones y las reglas y pautas son bastante blancas y negras. Esto es lo que debe saber acerca de recibir un W-2 incorrecto, incluido quién es responsable de arreglar qué y cómo evitar sanciones.

Póngase en contacto con su empleadora

Asegúrese de que la información en su W-2 realmente sea errónea. A veces, los montos que se muestran son ligeramente diferentes de los montos informados en su último talón de pago del año. El W-2 podría incluir ajustes en la renta imponible o beneficios libres de impuestos. Si ha verificado algún error, el primer paso es comunicarse con su empleador (generalmente su departamento de recursos humanos o de nómina) para informarle del problema y solicitarle que le envíe un formulario W-2 nuevo y correcto antes de finales de febrero. .

Si presenta sus impuestos electrónicamente, corrija la información original del Formulario W-2 ingresada una vez que reciba un W-2 correcto. No es necesario enviar el formulario W-2C si lo presenta electrónicamente, ya que el IRS recibirá una copia del empleador. Asegúrese de ingresar la información correcta del Formulario W-2C y luego complete la declaración de impuestos como de costumbre.

Nota

Si bien no existe una fecha límite específica, los empleadores deben corregir los errores en el formulario W-2 y enviar un formulario W-2C lo más rápido posible. La multa por presentar un W-2 incorrecto ante la Administración del Seguro Social (SSA) aumenta con el tiempo.

Póngase en contacto con el IRS

Comuníquese con el IRS para obtener ayuda si hay imprecisiones importantes o si le preocupa que su empleador esté reteniendo indebidamente o no reteniendo impuestos federales sobre la renta y el empleo. El IRS investigará el asunto directamente.

Puede llamar gratis al 1-800-829-1040 o visitar un Centro de Asistencia al Contribuyente. El IRS le enviará una carta a su empleador indicándole que emita una versión corregida dentro de los 10 días.

Puede presentar su declaración de impuestos informando cuál cree que es la cantidad correcta de salarios y retenciones utilizando el Formulario 4852, el "Sustituto del Formulario W-2", y el IRS le informará sobre esta opción cuando se comunique con ellos. Tendrá que hacer referencia a sus recibos de pago si utiliza este formulario.

Nota

Cuando se comunique con el IRS, asegúrese de tener no solo la información de su contribuyente, sino también el nombre y la dirección completa de su empleador o pagador, incluido el código postal, el número de identificación del empleador (EIN), si lo conoce, y el número de teléfono.

Si la quiebra es el problema

Si su empleador ha quebrado o ha cerrado su negocio, podría haber otra forma de resolver el problema. Según el IRS, a veces es posible que un empleado haga un seguimiento directamente con el tribunal de quiebras en este caso. El síndico de la quiebra podría proporcionar un W-2 corregido en lugar de que el empleado tenga que utilizar el Formulario 4852.

Comuníquese con el tribunal de quiebras de su área si se encuentra en esta situación. Pregunte cómo puede comunicarse con el administrador que supervisa el caso de quiebra de su empleador anterior y luego comuníquese con él y explíquele su problema.

Errores con otra información

Los errores del formulario W-2 no se limitan a discrepancias en ingresos y retenciones. La ortografía de su nombre, un cambio de nombre debido a matrimonio o divorcio, su dirección o su número de Seguro Social (SSN) también pueden estar mal, pero esto suele ser una solución mucho más fácil.

Debería ser sencillo pedirle a su empleador que corrija su nombre o su número de seguro social, aunque probablemente tendrá que proporcionar prueba de su número.

Nota

La empresa podría cobrarle una pequeña tarifa por un W-2 de reemplazo si el error es el resultado de que usted proporcionó a la empresa información de identificación incorrecta cuando completó y envió su Formulario W-4 al comenzar a trabajar.

En cuanto a una dirección incorrecta, tal vez se haya mudado desde que comenzó a trabajar para este empleador y no actualizó su información con la empresa, este suele ser un problema que se puede resolver fácilmente. Puede continuar y enviar el W-2 con su declaración de impuestos siempre que su dirección correcta y actual aparezca en su Formulario 1040. Sin embargo, querrá informarle a su empleador sobre el cambio.

La conclusión

Un simple error humano o informático a menudo puede ser la causa de recibir un W-2 incorrecto. Si tanto el empleado como el empleador lo manejan de manera oportuna, el error puede corregirse y la información adecuada del contribuyente puede entregarse al IRS sin temor a multas.

Si cree que necesita la ayuda de un contador porque su W-2 es incorrecto, busque un agente registrado, un contador público certificado o un abogado fiscal. Estos profesionales pueden hablar con el IRS en su nombre sin que usted esté físicamente presente.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué sucede si recibo un W-2 corregido después de presentar mis impuestos con el Formulario 4852?

Si el W-2 corregido y el Formulario 4852 contienen la misma información, no tiene que hacer nada. Si el W-2 corregido es diferente del Formulario 4852, debe presentar una declaración enmendada, el Formulario 1040-X, con el nuevo W-2.

¿Cuánto tiempo tiene un empleador para enviar un W-2?

Los empleadores deben enviar los formularios W-2 antes del 31 de enero.

¿Qué pasa si mi W-2 tiene la dirección incorrecta?

Si recibió su W-2 con toda la información correcta excepto la dirección, puede presentar sus impuestos con el W-2. Lo importante es que su dirección en su declaración de impuestos sea correcta.