¿Qué significa certificar ante notario un documento

Los documentos notariados se firman ante un notario público para verificar su autenticidad. Obtenga más información sobre el proceso y dónde puede encontrar un notario.

Conclusiones clave

• Los documentos notariados han sido certificados por un notario público para verificar su autenticidad.

• Un notario público es un funcionario capacitado para verificar identidades, presenciar la firma y registrar el proceso de notarización; Los notarios no previenen el fraude ni brindan asesoramiento legal.

• Hay una serie de pasos que debe seguir para obtener documentos notariados, incluido dejar las firmas en blanco hasta que un notario pueda ser testigo.

• Puede obtener documentos notariados en instituciones financieras, bufetes de abogados, oficinas postales y muchos otros lugares de negocios, o a través de proveedores individuales.

• Algunos documentos menos formales pueden permitir la certificación notarial en línea.

Definición y ejemplos de documentos notariados

Los documentos notariados se firman ante un notario público y se verifica su autenticidad. El notario público es un funcionario que verifica las identidades de todas las personas que firman el documento, es testigo de las firmas, registra el acto en un registro oficial y marca el documento con un sello (o sello).

Los documentos generalmente requieren certificación notarial si tratan asuntos financieros o legales importantes que requieren una gran confianza en todas las partes nombradas en el documento. Otro tipo de documentos que pueden necesitar un notario son aquellos que tienen potencial de fraude.

Por ejemplo, si está designando un beneficiario en una póliza de seguro de vida, está transfiriendo una gran cantidad de dinero y no estará presente para responder por la transacción. Las transferencias de títulos de automóviles o bienes raíces, poderes, testamentos y fideicomisos, directivas anticipadas y otros formularios relacionados con la atención médica, y permisos para portar armas, son solo algunos ejemplos de los muchos tipos de documentos que a menudo requieren certificación notarial.

Cómo funciona la notarización

Obtener un documento notariado significa que una firma es legítima y nada más. No se requiere (ni se espera) que los notarios lean el material, lo evalúen por usted ni le brinden asesoramiento legal. Su notario tampoco le alertará sobre ningún problema en el que pueda estar inscribiéndose. Lo único que hacen es verificar quién firmó un documento y cuándo.

Los documentos pueden volverse oficiales o no inmediatamente después de ser notariados. Si todo lo que se necesita para ejecutar un acuerdo es una firma válida, un documento debidamente firmado y notariado puede ser la solución. Pídale orientación a un abogado local sobre su situación particular y las leyes locales.

Los deberes del notario

El trabajo de un notario es garantizar que todas las firmas de un documento sean legítimas. Esto sucede en una serie de controles cuidadosos:

• Verificación de identidad: un notario requiere la identificación de cualquier persona que firme un documento y registra detalles sobre los documentos de identificación que cada individuo proporciona.

• Firmantes dispuestos: Se supone que los notarios deben buscar signos de coerción. Incluso si no le gusta lo que hay en un documento, ¿está firmando por su propia voluntad o alguien lo obliga a firmar?

• Capaz de tomar decisiones acertadas: Un notario debe verificar que los firmantes estén en condiciones de entender verdaderamente lo que firman y que tengan la capacidad legal para firmar. Si una persona está intoxicada, muy medicada o no puede entender lo que está sucediendo por algún motivo, el notario no puede certificar el documento.

Un notario se negará a validar una firma si existen posibles problemas con el firmante.

Nota

Es posible obtener un documento notarial que lo involucre en una actividad ilegal. También puede obtener uno que no se pueda hacer cumplir según las leyes de su estado y, por lo tanto, sea inútil. Es su responsabilidad saber lo que está firmando porque los notarios no brindan asesoramiento legal.

Requisitos para documentos notariados

Para certificar un documento ante notario, deberá visitar a un notario público, demostrar su identidad y firmar el documento. Para asegurarte de tener todo en orden, lee los siguientes pasos antes de iniciar el proceso.

Traer identificación oficial

El notario le pedirá una identificación para comprobar que realmente es quien dice ser. Necesitará una identificación oficial con una licencia de conducir fotográfica, un pasaporte u otra identificación emitida por el gobierno que normalmente será suficiente, aunque los requisitos varían de un estado a otro. Si el notario no está seguro de que usted sea quien dice ser, puede negarse a certificar su documento ante notario. Nadie está obligado a certificar nada ante notario.

Espere para firmar

Lleve un documento sin firmar al notario, no lo firme antes de tiempo. En casi todos los casos, el notario debe observarle firmar. Si no son testigos de su firma, no podrán verificar quién firmó el documento.

Pagar tarifas

Dependiendo de dónde vaya a obtener los documentos notariados, es posible que deba pagar una tarifa modesta. Los notarios tienen que gastar dinero para funcionar como notarios, tienen que mantenerse al día con las leyes cambiantes y tienen que mantener registros, así que no se sorprenda si le piden que pague una tarifa. Por lo general, gastará menos de $ 25 y el costo puede ser tan bajo como $ 5, según el estado.

Dónde obtener documentos notariados

Puede obtener formularios legales notariados en una variedad de lugares.

Instituciones financieras

Su banco o cooperativa de crédito local es un excelente lugar para encontrar un notario. Si es titular de una cuenta, el servicio puede ser gratuito. Incluso si no tiene una cuenta en una institución financiera en particular, es posible que un notario esté dispuesto a certificar algo por usted por una pequeña tarifa.

Otros negocios

Las empresas locales y de renombre suelen tener notarios disponibles. Llame antes de realizar un viaje, ya que los servicios pueden variar de un lugar a otro. Además, el servicio depende de la presencia de un determinado empleado, así que asegúrate de que esté de servicio cuando planees ir. A menudo puede encontrar notarios en los siguientes lugares:

• Tiendas de envío (tiendas FedEx y UPS, por ejemplo)

• Minoristas de artículos de oficina (OfficeMax o Staples, por ejemplo)

• Tiendas de cambio de cheques y transferencia de dinero

• Concesionarios de coches

• Tiendas de conveniencia de barrio

• Los preparadores de impuestos y los despachos de abogados suelen contar con un notario entre su personal. Si necesita un documento notariado para su abogado, simplemente pregunte si pueden hacerlo internamente.

Fuentes individuales

Probablemente se sorprenderá de cuántas personas están registradas y se pueden encontrar en línea. Puede localizar notarios públicos legítimos que trabajen desde casa u otros lugares de negocios menos obvios.

Nota

Los notarios móviles pueden visitar su hogar, oficina u otro lugar para ayudarlo con los documentos.

Notario en línea

Es posible certificar algunos documentos ante notario en línea, pero es necesario verificar que esta práctica sea aceptable para la entidad que necesita los documentos. Algunas situaciones, como las transacciones de bienes raíces en ciertos estados, requieren la presencia de un notario en persona. La mayoría de los documentos legales también requieren que el proceso se realice en persona. En otras situaciones (particularmente para una transacción rápida cuando tiene poco tiempo), o para cartas menos formales, puede tener sentido intentar la certificación notarial en línea. Al trabajar online, el notario debe verificar su identidad y registrar su firma por vídeo. Por ejemplo, la aplicación Notarize ofrece servicios notariales de Virginia (que pueden ser válidos en todo el país) por $25.

Dependiendo de su estado, es posible que los notarios en línea deban estudiar, asistir a sesiones de capacitación y aprobar exámenes de la misma manera que los notarios en persona. Cada estado tiene sus propias reglas y procedimientos.