Suministros de oficina y gastos de oficina en los impuestos de su negocio

Deducir los suministros y gastos de oficina, la nueva regla más simple del IRS para calcular gastos en lugar de depreciar y dónde incluirlo en su declaración de impuestos.

Es importante conocer la diferencia entre suministros y gastos de oficina porque estos costos se manejan de manera diferente en su declaración de impuestos comerciales y afectan sus impuestos comerciales de manera diferente. Los suministros generalmente se consumen o agotan durante el año fiscal e incluyen artículos como bolígrafos, papel y cartuchos de impresora. Los gastos de oficina, por otro lado, suelen referirse a artículos más grandes y duraderos, como muebles o computadoras, que pueden depreciarse con el tiempo.

Conclusiones clave

• Los suministros de oficina son artículos de oficina tradicionales, como bolígrafos, grapadoras y clips.

• También se consideran artículos de oficina los artículos de limpieza y limpieza, las facturas y recibos de ventas, las toallas de papel y los utensilios de plástico.

• Los gastos de oficina son los otros gastos de funcionamiento de una oficina, como servicios de sitios web, tarifas de alojamiento de Internet, computadoras de escritorio, portátiles, iPads y tabletas.

• Puede deducir los suministros o equipos de oficina en su declaración de impuestos comerciales si puede demostrar que son gastos comerciales "ordinarios y necesarios", no gastos personales.

• Algunos equipos de oficina pueden figurar como propiedad. Esta es una propiedad que se puede utilizar tanto para fines comerciales como personales, y se le permite deducir la parte utilizada para fines comerciales.

• Podrás deducir el 100% del coste de los útiles y materiales de oficina que tengas a mano y hayas utilizado durante el año.

• Puede deducir los activos comerciales (incluidos los activos de oficina) que cuesten $2,500 o menos.

¿Qué son los suministros de oficina?

Los suministros de oficina son los artículos de oficina tradicionales, como bolígrafos, grapadoras, clips, memorias USB y cartuchos de tinta para impresoras que los empleados agotan. También se incluyen en el material de oficina:

• Suministros para el mantenimiento de registros, como facturas y recibos de ventas.

• Suministros de limpieza y conserjería.

• Papel de baño

• Lugares para guardar suministros, como armarios de reparación y casilleros de almacenamiento.

• Platos de papel, toallas de papel y utensilios de plástico.

• Bebidas para la sala de descanso de los empleados.

El IRS también incluye el franqueo en suministros de oficina, pero grandes cantidades de franqueo para el envío de productos se clasifican de manera diferente (en el costo de los bienes vendidos, como se describe a continuación).

¿Qué son los gastos de oficina?

Los gastos de oficina son los otros gastos de funcionamiento de una oficina. Estos gastos se utilizan para las operaciones de la oficina, por lo que a menudo se les llama "gastos operativos de la oficina".

Los gastos operativos de la oficina incluyen:

• Servicios de sitios web, servicios en la nube (como Dropbox o iCloud)

• Tarifas de alojamiento de Internet y mantenimiento de sitios web, nombres de dominio, costos mensuales de aplicaciones (como Dropbox)

• Software, incluido software basado en web como los productos QuickBooks

• Computadoras de escritorio, portátiles, iPads y tabletas

• Teléfonos de oficina y sistemas telefónicos de oficina.

• Gastos de telefonía móvil de los empleados.

Algunos gastos de oficina de mayor costo en realidad se convierten en equipo comercial, y se clasifican como activos y se deprecian (se consideran un gasto durante un período de tiempo).

Nota

Si tiene una oficina en casa, es posible que deba deducir algunos equipos de oficina de una manera diferente para separar el uso doméstico y el uso comercial. Por ejemplo, el teléfono de su casa no es deducible, pero las llamadas de larga distancia para uso comercial sí pueden serlo. Consulte este artículo sobre las deducciones por negocio desde casa para obtener más detalles.

Uso personal de suministros y gastos de oficina

Para deducir los suministros o equipos de oficina en su declaración de impuestos comerciales, debe poder demostrar que son gastos comerciales "ordinarios y necesarios", no gastos personales. Los gastos personales no son gastos comerciales y no puedes deducirlos. Por ejemplo, si utiliza la fotocopiadora y la carpeta de la oficina para producir un informe escolar para su hijo, eso es uso personal y esos costos deben mantenerse fuera de su declaración de impuestos comerciales.

Algunos equipos de oficina pueden figurar como propiedad. Esta es una propiedad que puede usarse tanto para fines comerciales como personales. Por ejemplo, si posee una grabadora de video comprada por su empresa y la usa para videos comerciales y personales, deberá mantener buenos registros para separar el uso comercial y personal y solo podrá deducir el uso comercial.

Los teléfonos celulares, las computadoras y las impresoras ya no figuran como propiedad incluida en la lista, pero aún debe mantener registros que separen el uso comercial y personal y poder demostrar que usó estos artículos más del 50% del tiempo para fines comerciales.

Suministros y gastos de oficina: lo que puedes deducir

Podrás deducir el 100% del coste de los útiles y materiales de oficina que tengas a mano y hayas utilizado durante el año. También podrá deducir el coste de las estampillas y gastos de envío y franqueo utilizados en los contadores postales durante el año. Para deducir los suministros de oficina en su declaración de impuestos comerciales, debe cumplir con todas estas reglas del IRS:

• No se mantiene un registro de cuándo se utilizan.

• No haces un inventario de estos artículos.

• Deducir estos elementos no distorsiona sus ingresos (en otras palabras, no está tomando tantas deducciones como para que sus ingresos sean mucho menores de lo que serían de otra manera).

Nota

Sólo podrá deducir los costos de suministros y materiales utilizados en el año en curso. En otras palabras, no se puede simplemente comprar una gran cantidad de papel para fotocopias al final del año y considerarlo un gasto ese año, ya que no hay manera de usarlo todo durante el año. Consulte con su profesional de impuestos cómo determinar el monto de este gasto.

Deducir versus depreciar gastos de oficina

Solía ser que todos los activos comerciales (artículos usados durante más de un año) que costaban más de $500 tenían que ser depreciados. La depreciación es una forma de distribuir el costo de un activo comercial a lo largo de la vida útil de ese artículo. Cada año usted deduce la parte del costo de ese año.

El IRS tiene un nuevo método más simple para tomar activos de menor costo como gastos en lugar de depreciarlos. A partir de 2016 y en adelante, puede deducir los activos comerciales (incluidos los activos de oficina) que cuesten $2,500 o menos. Esto incluye software y paquetes de software, computadoras portátiles, tabletas, teléfonos inteligentes y otros dispositivos electrónicos más pequeños. El costo que puede gastar incluye el costo de comprar y configurar el artículo.

Para tomar el costo de este artículo como una deducción, también debe tratarlo como un gasto en su sistema contable.

Si los suministros, gastos o equipos de oficina cuestan más de $2,500, se convierten en activos depreciables y usted debe depreciar estos activos (distribuir el costo a lo largo del tiempo) o usar la Sección 179 del Código de Rentas Internas para depreciar inmediatamente el costo total del activo depreciable en el año en que lo pusiste en servicio.

Mantener registros para demostrar las deducciones

No es necesario que entregue sus registros comerciales al IRS junto con su declaración de impuestos comerciales todos los años, pero debe tener buenos registros para demostrar los suministros de oficina y los gastos operativos de oficina que toma como deducciones o depreciación.

Suministros en otras categorías comerciales

Suministros de oficina en el costo de los bienes vendidos

Los suministros que utiliza en un almacén o para enviar productos son diferentes de los suministros que utiliza en su oficina. Los suministros y materiales que utiliza para producir productos están incluidos en el costo de los bienes vendidos. El costo de los bienes vendidos es un cálculo en la declaración de impuestos de su empresa que analiza los cambios de inventario durante el año y todo lo que gasta para fabricar y enviar productos a sus clientes.

Los suministros en el costo de bienes vendidos incluyen:

• Los suministros que físicamente pasan a formar parte del artículo que vende se incluyen en el inventario como parte del cálculo.

• Suministros que utiliza para enviar productos, como materiales de embalaje, cinta de envío y etiquetas.

Suministros y equipos de oficina en costos iniciales

Si se está abasteciendo de suministros de oficina y comprando equipos de oficina, computadoras y software como parte de la puesta en marcha de su negocio, deberá mantener un registro separado de estos costos. Los costos iniciales generalmente deben depreciarse, pero usted puede asumir hasta $5,000 de gastos iniciales y hasta $5,000 de gastos organizacionales durante su primer año de negocio.

Suministros de oficina y gastos en su declaración de impuestos comerciales

Para propietarios únicos y LLC de un solo miembro, muestre los suministros de oficina en la categoría "suministros de oficina" del Anexo C, en la Línea 18. Puede incluir gastos de oficina de menos de $2,500 en esta categoría o puede separar los gastos de oficina e incluirlos con " Otros Gastos" en la Línea 27a.

Para sociedades y LLC de varios miembros, muestre estos gastos en la sección "Otras deducciones" del Formulario 1065 (línea 20). Deberá adjuntar una declaración separada desglosando las diferentes deducciones incluidas en esta línea.

Para corporaciones, muestre estos gastos en la sección "Otras deducciones" del Formulario 1120. Primero, debe incluir una declaración que enumere las deducciones, luego incluya el total en "Otras deducciones", línea 26.