Cómo desarrollar una política eficaz de tarjetas de crédito para empleados

¿Su empresa tiene una política de tarjetas de crédito para empleados? De lo contrario, crear uno eficaz puede ayudar a reducir gastos innecesarios. Estos consejos pueden ayudar.

Tanto las pequeñas como las grandes empresas necesitan minimizar los gastos relacionados con viajes, comidas y otros gastos de los empleados para mantener las finanzas de la empresa bajo control. Y como propietario de una empresa, usted desempeña muchas tareas, por lo que no siempre es fácil conocer las mejores políticas para el uso adecuado de las tarjetas de crédito de la empresa por parte de los empleados. Si desea y necesita crear una política eficaz de tarjetas de crédito para empleados, pero no sabe cómo hacerlo, siga leyendo.

Conclusiones clave

• Una de las mejores formas de reducir los gastos innecesarios de los empleados es crear políticas de tarjetas de crédito para empleados.
• Deberá comunicar los límites de gasto de crédito, las actividades consideradas violaciones de uso y las repercusiones por el uso inadecuado de la tarjeta.
• Al final de cada mes, los empleados deben presentar un informe detallado de todos los cargos, recibos y códigos contables aplicables.
• Implementar políticas de tarjetas de crédito para empleados puede ayudarlo a usted y a su empresa a prepararse para el éxito.

Definir las responsabilidades de las tarjetas de crédito de los empleados

Si emite tarjetas de crédito a sus empleados, debe implementar reglas que regulen cómo sus empleados pueden usar la tarjeta de crédito. Ellos serán responsables de seguir estas reglas y de mantener la tarjeta segura y protegida.

Las políticas de tarjetas de crédito de los empleados pueden incluir, entre otras:

• ¿Quién puede utilizar la tarjeta?
• Límites de gasto por tarjeta
• Gastos aprobados que se podrán cargar en la tarjeta
• Repercusiones por un uso inadecuado de la tarjeta

Nota

Los empleados deben ser responsables de la seguridad de la tarjeta, así como de la privacidad de cualquier información relacionada con la empresa.

Debe comunicar los límites de gasto, las actividades consideradas infracciones y las repercusiones por el uso inadecuado de la tarjeta. Los empleados son responsables de asegurarse de que la tarjeta se guarde en un lugar seguro, que la cuenta de la tarjeta esté libre de actividades fraudulentas y que el número de la tarjeta se mantenga privado. También es posible que desee indicar que la tarjeta de crédito comercial solo debe ser utilizada por el empleado y no por ningún otro individuo.

Detallar los límites de gasto

Deberá establecer reglas y pautas que dicten las actividades o transacciones en las que se debe utilizar la tarjeta de crédito y cuánto se puede gastar con ella.

En la mayoría de los casos, el gasto debe limitarse a las necesidades de empleados específicos para determinadas tareas o viajes. Cada departamento puede tener sus propios límites de gastos y deben sumarse y sincronizarse con el presupuesto de gastos general del departamento. Por ejemplo, podría limitar el gasto de cada tarjeta a no más de $3000, pero si se necesita un aumento, un empleado puede presentar un caso ante el director financiero (si tiene uno) o usted.

Ningún empleado debe exceder este límite y, si lo hace, debe cubrir las tarifas que excedan el límite. Por último, las tarjetas de crédito de la empresa nunca deben utilizarse para adelantos en efectivo.

Nota

Es aconsejable informar a cada empleado sobre los límites de gasto en el momento de emitir la tarjeta de crédito de la empresa.

Requerir un informe de uso regular

Necesitará un proceso para responsabilizar a los empleados por el uso de la tarjeta de crédito de la empresa. Al final de cada mes, los empleados deben presentar un informe detallado de todos los cargos, recibos y códigos contables aplicables. Cada empleado debe asegurarse de adjuntar los recibos de gastos al estado de cuenta mensual antes de enviarlo a la empresa para fines de verificación.

Todos estos informes de uso deben realizarse a tiempo para evitar pagos atrasados con tarjeta. Esto le ayudará a controlar sus gastos mensuales con facilidad y la auditoría será más sencilla.

Indique claramente que las tarjetas no son para gastos individuales

Puede ser aconsejable ser muy estricto con el uso de la tarjeta de crédito de los empleados, indicando claramente que nadie puede utilizarla para gastos personales. La definición de uso personal, en este caso, es un gasto no relacionado con la operación del negocio. La empresa debería tener consecuencias específicas para cualquier empleado que utilice la tarjeta para sus gastos personales.

Nota

Las compras y cargos con tarjeta de crédito de los empleados deben limitarse a actividades relacionadas con el negocio, como comidas de clientes o suministros comerciales.

Revisar el uso de la tarjeta de crédito de los empleados

Si su empresa emite tarjetas de crédito para empleados, debe realizar una revisión mensual del uso de la tarjeta de cada empleado. También puede incluir al supervisor del empleado y definitivamente querrá a alguien del departamento de contabilidad. El supervisor del empleado debe asegurarse de que el uso de la tarjeta se limite a su finalidad. Además, el departamento de contabilidad debe verificar si todos los recibos y otros documentos de gastos presentados por el empleado son auténticos.

Nota

También necesitará una política sobre cómo manejar los cargos de tarjetas de crédito en disputa, además de un proceso sobre cómo manejar la cancelación de tarjetas para los empleados despedidos.

Toda empresa que utilice tarjetas de crédito corporativas y para empleados debe tener una política de tarjetas de crédito para empleados clara, eficaz y detallada para evitar cualquier uso indebido de las tarjetas. Puede evitar problemas o malentendidos y evitar cuellos de botella en caso de que un empleado necesite incurrir en gastos relacionados con el trabajo y no tenga otro método de pago.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué es una póliza de tarjeta de crédito?

Una póliza de tarjeta de crédito es parte de las políticas financieras y contables de su empresa. Describe cómo se puede utilizar una tarjeta de crédito de empresa, por ejemplo, qué gastos se le pueden cargar y cuánto se puede gastar en ella. También podrá indicar qué empleados pueden tener una tarjeta de crédito de empresa.

¿Cómo funciona una tarjeta de crédito para empleados?

Las tarjetas de crédito para empleados permiten a los empleados realizar compras relacionadas con el trabajo con una tarjeta de crédito vinculada a una cuenta comercial. Estos empleados son usuarios autorizados de la tarjeta, por lo que pueden consultar las transacciones y resolver cualquier problema. Cada tarjeta tiene el nombre del empleado y, por lo general, puede obtener una tarjeta nueva para un empleado sin cargo del emisor de su tarjeta.