Tarjetas de crédito corporativas para empleados

¿Debería emitir tarjetas de crédito corporativas a los empleados? Descubra los beneficios y peligros de las tarjetas de crédito emitidas por empleados y qué pasos son mejores.

Si usted es un empleador que tiene empleados que incurren en gastos en el proceso de hacer negocios, una excelente manera de vigilar esos gastos y controlar los costos es con tarjetas de crédito corporativas para empleados. Si se utilizan correctamente, las tarjetas de crédito corporativas pueden ayudarle a alcanzar muchos de sus objetivos comerciales. Desafortunadamente, también pueden ser la ruina tanto para usted como para sus empleados, ya que allanan el camino hacia la caída libre corporativa, o al menos unos pocos peldaños más abajo en la escalera.

¿Qué es una tarjeta de crédito corporativa?

Las tarjetas de crédito corporativas son un grupo de acuerdos separados y distintos del crédito personal y para pequeñas empresas. Una empresa puede proporcionar a sus empleados tarjetas de crédito corporativas para cobrar gastos aprobados relacionados con el negocio, generalmente de naturaleza viaje. Una tarjeta de crédito corporativa normalmente se emite a nombre de la empresa y con el nombre del empleado. A diferencia de las tarjetas de crédito personales y para pequeñas empresas, las tarjetas de crédito corporativas son emitidas sólo por unas pocas organizaciones. También se emiten directamente entre la empresa y el emisor.

Conociendo las reglas

Independientemente de dónde provenga una tarjeta de crédito corporativa, debe aceptarse con un pleno conocimiento de cómo funciona. Esto se aplica no sólo a la persona que utiliza la tarjeta, sino también a la empresa. Esto evita muchos malentendidos que pueden costarle a todos. El primero de ellos es quién es responsable del pago. Algunas tarjetas incluyen la disposición de que, a pesar de ser una tarjeta de crédito comercial, el empleado es responsable de asegurarse de que se realice el pago. Para otros, la empresa para la que trabaja el empleado es responsable del pago.

Poner las reglas en acción

Uno de los principales beneficios del uso de tarjetas de crédito corporativas es el hecho de que permiten a los empleadores controlar más de cerca los gastos de sus empleados, especialmente cuando están fuera de la oficina por motivos de viaje. Cualquier empresa que emita una tarjeta de crédito corporativa debe asegurarse de que los empleados comprendan y sigan sus políticas relativas a procedimientos, límites de gasto y restricciones. Por ejemplo, determinados costes, como los billetes de avión y el alquiler de coches, pueden cargarse a la tarjeta de crédito, mientras que otros, como el combustible y los peajes, salen del bolsillo del empleado.

Los empleados también deben comprender que incluso cuando se aprueben cargos de una naturaleza específica, aún se les pueden imponer límites. Reglas como ésta pueden aplicarse a grandes rasgos o según determinadas categorías de comerciantes. Por ejemplo, una empresa podría aprobar un cierto límite de gasto para comidas, especialmente cuando se entretiene a los clientes, pero si el mismo representante decide que quiere enviar flores a un cliente, eso podría no estar permitido. Las restricciones previas al gasto de una tarjeta pueden limitar ese tipo de gasto.

Evitar trampas

Siempre que se emite una tarjeta de crédito corporativa, el empleado debe comprender cómo se puede utilizar esa tarjeta. Algunas empresas incluso imparten clases de formación sobre el uso de tarjetas de crédito corporativas para que los antecedentes sobre su uso sean comunes para todos y nadie pueda decir que no estaba al tanto de las normas emitidas.

Un peligro principal de las tarjetas de crédito corporativas es cuando los empleados combinan el uso personal y comercial. Evidentemente, en ningún momento se debe cargar un gasto personal a una tarjeta de crédito corporativa. Afortunadamente, con los controles adecuados en esa tarjeta, este tipo de problemas de gasto pueden controlarse y eliminarse. En la mayoría de los casos, estos problemas ocurren cuando un empleado quiere evitar la molestia de realizar dos transacciones diferentes al mismo tiempo, pensando "puedo reembolsar a la empresa más tarde". Por otro lado, en muchos casos este ajuste de cuentas nunca se produce y pone al empleado en rumbo de colisión con la dirección de la empresa.

Una aplicación liberal del sentido común

Si hay una ventaja en el uso de tarjetas de crédito corporativas, es la capacidad que tienen las empresas de mantener a los empleados conscientes de que están siendo vigilados. Sin embargo, esto no debería ser motivo de preocupación. Debería advertir a los empleados que sus gastos en nombre de la empresa son importantes y que deberían ejercer el sentido común en la forma en que gastan las arcas de la empresa. Cualquier otra cosa sólo afecta negativamente a los resultados de la empresa, lo que también afecta a los empleados.